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Gestionar pedidos

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Los pedidos se crean cuando un cliente completa el proceso de pago, y son visibles solo para los usuarios con roles de administrador y gestor de la tienda.

Estados del pedido

Un pedido también tiene un estado. Los estados de los pedidos te permiten saber qué tan avanzado está el pedido, comenzando con «Pendiente de pago» y terminando con «Completado». Se utilizan los siguientes estados de pedido:

  • Pendiente de pago: orden recibida, no se inició el pago. En espera de pago (sin pagar).
  • Fallido: el pago falló o se rechazó (sin pagar) o requiere autenticación (SCA). Ten en cuenta que es posible que este estado no se muestre inmediatamente y, en cambio, se muestre como pendiente hasta que se verifique.
  • Procesando: pago recibido (pagado) y el inventario ha sido reducido; el pedido está pendiente de cumplimiento. Todos los pedidos pagados son guardados con el estado de Procesando, excepto aquellos que solo contienen productos que son tanto virtuales como descargables.
  • Completado: pedido cumplido y completo – no requiere ninguna otra acción.
  • En espera: en espera de pago – el inventario se reduce, pero debes confirmar el pago.
  • Cancelado: cancelado por un administrador o el cliente; las existencias aumentan, no se requieren más acciones.
  • Reembolsado: reembolsado por un administrador, no se requieren más acciones.
  • Borrador

Ver y administrar múltiples pedidos

Resumen de pedidos

Para ver los pedidos realizados tienes que iniciar sesión en Tu cuenta de Aiden eShop > ve a > Tu tienda> ve a Orders o pedidos en la parte izquierda del panel

En la pantalla se observa de manera general los diferentes estados de todos los pedidos realizados:

  • todos los pedidos
  • pendiente de pago
  • procesando
  • en espera
  • completado

Cada fila muestra varios detalles de un pedido como:

  • Número de pedido y nombre del cliente,
  • Fecha de creación,
  • Estado del pedido,
  • Dirección de facturación,
  • Dirección de envío,
  • Método de pago
  • Total de compra
  • Acciones.

Buscar pedidos

Podrás buscar los pedidos por año o por cliente registrado. Para ello ve a «search» en la parte superior derecha y busca en el buscador o directamente puedes buscar en la pantalla donde aparecen todos los pedidos.

Haz clic en el número de pedido y el nombre del cliente para ver la página de detalles del pedido, donde también puedes editar los detalles del pedido, actualizar el estado y añadir notas.

Ver y editar un pedido individualmente

Desde la página de pedido individual, no solo puedes ver todos los datos del pedido, sino también editar y actualizarlos.

  • Cambiar el estado del pedido.
  • Editar artículos de pedido: modificar el producto, los precios y los impuestos.
  • Inventario: Reducir y restaurar el inventario para un pedido.
  • Acciones del pedido: enviar los detalles del pedido por correo electrónico al cliente (útil si creas manualmente un pedido para tus clientes) o regenerar los permisos de descarga, volver a enviar un aviso de nuevo pedido.
  • Aplicar cupones. Necesitarás conocer el código de cupón que será aplicado al pedido. Se realiza un seguimiento de los recuentos de uso de cupones, y los cupones también se pueden eliminar de los pedidos. Nota: el pedido no debe estar pagado para que los cupones tengan efecto.
  • Añadir cuota. Puedes ingresar un monto o porcentaje para añadir una cuota a un pedido. Las cuotas negativas distribuirán los impuestos entre todos los demás artículos y no harán que el total del carrito descienda por debajo de cero
  • Añadir campos personalizados

Detalles del pedido

Haz clic en el número de pedido y el nombre del cliente para ver la página de detalles del pedido en la que te saldrá la siguiente pantalla con las siguientes características:

  • Número de pedido y nombre del cliente (correo electrónico, teléfono)
  • Fecha y hora del pedido
  • Estado del pedido
  • Detalles de facturación y pago
  • Dirección de envío
  • Total de compra y
  • Acciones

Estados del pedido codificado por colores

Además, en la parte derecha sale la siguiente pantalla en la que se muestra los estados del pedido codificados por colores por lo que para cambiar de estado, tendrás que pulsar sobre el correspondiente color.

Para poder ver y editar dicho pedido, tienes que pulsar en «view orders details» o «ver detalles del pedido»

Ver detalles del pedido

Una vez pulsado, te saldrá la siguiente pantalla en la que podrás ver las notas del pedido, añadir nuevas notas, ver y editar los detalles del pedido. 

En el panel detalles de pedido puedes ver:

  • Número de pedido
  • Detalles del pago
  • Fecha y hora del pedido
  • Estado del pedido
  • Detalles del cliente:
    • Nombre del cliente, correo electrónico, teléfono
    • Detalles de facturación
    • Detalles de envío

Edición de detalles del pedido

La mayoría de los detalles en esta sección se pueden actualizar y / o cambiar.

  • Para cambiar la fecha y la hora, usa el selector de fecha desplegable y los selectores de cantidad para la hora.
  • Para cambiar el estado, elige el estado correcto en el menú desplegable.
  • Para cambiar el cliente, selecciona el cliente actual y busca el nuevo cliente.

En «Facturación» y «Envío», se pueden cambiar varios otros detalles. Para hacerlo, selecciona el ícono de lápiz junto a cada uno de ellos.

  • En «Facturación», se pueden cambiar las siguientes cosas:
    • Dirección de facturación: también se puede cargar desde el perfil del cliente seleccionando «Usar la dirección de facturación»
    • Correo electrónico
    • Número de teléfono
    • Forma de pago y detalles
  • En «Envío», se pueden cambiar los siguientes elementos:
    • Dirección de envío: también se puede cargar desde el perfil del cliente o copiar desde la dirección de facturación
    • Nota del cliente

Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, selecciona «Actualizar» para actualizar el pedido.

Artículos del pedido y totales

Visualización de los artículos del pedido

El siguiente panel en la página de pedido es el panel Artículo. Contiene los artículos del producto, los detalles de envío y el resumen del pedido.

  • Cada fila del artículo del producto enumera:
    • Imagen del producto
    • Nombre del producto
    • Precio del producto
    • Cantidad
    • Total (precio por cantidad, teniendo en cuenta los descuentos)
  • Debajo de eso, se muestran los detalles de envío. Esto incluirá:
    • Método de envío
    • Artículos en caja
    • Coste total
    • Impuestos
  • La última sección contiene una descripción general de los costos del pedido. Esta sección cambiará si se reembolsa un pedido. Por defecto, incluirá:
    • Subtotal de artículos: coste sin impuestos.
    • Cupón (es): monto deducido en función del uso de cupones; los cupones utilizados se muestran a la izquierda en esta sección.
    • Envío: el costo de envío del pedido.
    • Impuestos: la cantidad de impuestos para todo el pedido; esto será reemplazado por el código de impuestos aplicado a la orden.
    • Total del pedido: el total de los costes anteriores.
    • Finalmente, debajo de la línea, una descripción general de lo que se paga y las tarifas que cobran las pasarelas de pago.

Edición o adición de artículos de pedido

Con excepción de realizar un reembolso, los artículos del pedido no se pueden editar a menos que el estado del pedido sea «Pendiente de pago» o «En espera».

Artículos del producto

Selecciona el ícono de lápiz junto a una línea de productos para editar.

Se pueden editar los siguientes elementos del producto:

  • Añadir meta: añade y elimina metadatos para cambiar las opciones de productos variables.
  • Cantidad: número de artículos que compra el cliente.
  • Total: precio de línea e impuesto de línea antes de los descuentos pre-impuestos.
  • Impuesto: Coste de impuestos. Por ejemplo, si un cliente está exento de impuestos, es posible que desees eliminar los impuestos.

Otras acciones

Además se pueden realizar otras acciones que aparecen en la parte inferior izquierda:

  1. Añadir artículos
  2. Aplicar cupón
  3. Reembolso

1. Añadir artículos

Esto te mostrará seis nuevas opciones:

    • Añadir producto(s): añade productos adicionales al pedido.
    • Añadir cuota: añade una cuota adicional, como envoltura de regalos.
    • Añadir envío: añade un costo de envío. Cuando hayas hecho esto, selecciona el ícono de lápiz para actualizar el nombre, el método de envío, el costo y el impuesto.
    • Añadir impuesto: añade un código de impuesto adicional a cada sección del pedido.
    • Cancelar: cancele si no deseas realizar ningún cambio.
    • Guardar: para guardar una vez que se realizan los cambios.

Una vez que hayas hecho esto, selecciona Recalcular para asegurarte de que todos los cambios se reflejen en los totales del pedido.

2. Aplicar cupón

Si tu cliente olvidó agregar el cupón o si deseas recompensar al cliente antes de que pague, al seleccionar esta opción se mostrará una ventana emergente que te permite aplicar un código de cupón.

3. Reembolso

Para reembolsar al cliente.

 

Acciones del pedido

Para realizar acciones del pedido, tendrás que ir a la parte superior derecha en la propia página anterior

Las acciones a realizar son:

  • enviar los detalles del pedido al cliente 
  • volver a enviar el aviso de nuevo pedido
  • regenerar los permisos de descarga

Una vez seleccionada la acción le das a «Actualizar»

 

Campos personalizados

Para añadir meta campos personalizados, usa la caja meta Campos personalizados:

Notas del pedido

El panel de Notas del Pedido muestra notas adjuntas al pedido y se puede usar para almacenar detalles de las diferentes acciones, como resultados de pagos o reducir los niveles de existencias, o añadir notas al pedido para que los clientes las vean. Algunas pasarelas de pago también añaden notas para la solución de problemas.

Los siguientes tipos de notas son posibles:

  • Púrpura: avisos de estado del sistema, como detalles de la pasarela de pago.
  • Gris: actualizaciones de estado generales, como cambios de estado o notas privadas. Los clientes no ven estas notas, pero pueden recibir notificaciones de ellas, por ejemplo, cuando el estado cambia de procesando a completado, se puede enviar un correo electrónico (según sus ajustes).
  • Azul: notas para el cliente. Los clientes reciben notas por correo electrónico, pero pueden observarlas viendo un pedido o utilizando la página de seguimiento de pedidos de AidenShop

Las notas pueden ser una herramienta poderosa para comunicarse con los clientes u otros gerentes de tienda. ¿Necesitas añadir un número de seguimiento para el envío? ¿Se retrasan las existencias? Añade una nota de cliente y se les notificará automáticamente.

Para añadir una nota,

  • Usa el área de texto para añadir el contenido de la nota.
  • Selecciona Nota privada o Nota al cliente en el menú desplegable.
  • Selecciona Añadir.

 

Pagar un pedido

Los pedidos que están «Pendiente de pago» se pueden pagar a través del enlace de pago.

Como gerente de la tienda, puedes encontrar este enlace en el resumen de pedidos:

  • Si el cliente es un Invitado, cualquier persona con el enlace correcto podrá ver la página de pago y pagar el pedido.
  • Si el cliente está registrado en tu sitio,
    • solo este cliente podrá ver el enlace de pago una vez que haya iniciado sesión.
    • El cliente también puede encontrar el pedido en: Mi cuenta > Pedidos.

Si haces clic en página de pago del cliente te saldrá esta pantalla emergente donde estás pagando por un pedido de invitado.

Pero si el cliente está asignado al pedido, se le pedirá que inicie sesión antes de pagar:

Eliminar datos personales

  • Para eliminar los datos del cliente tendrás que dirigirte hacia la parte inferior izquierda del panel de tu tienda y haces clic en el logo de tu empresa. Después vas a Settings o Ajustes.

  • Después ve a: WooCommerce > Ajustes > Cuentas y privacidad.
  • Habilita Permite la eliminación por lotes de datos personales de los pedidos.
  • Guarda los cambios.

La eliminación de datos personales se puede asociar automáticamente con las solicitudes de borrado de cuenta. WordPress permite eliminar detalles del usuario a pedido mediante Herramientas > Borrar datos personales . Esta eliminación ahora también se puede asociar con los pedidos de este usuario.

  • Ve a: WooCommerce > Ajustes > Cuentas y privacidad.
  • En solicitudes de borrado de cuenta:
    • Activa Elimina los datos personales de los pedidos cuando se solicite, si tambien deseas eliminar datos de pedidos cuando esto se hace
    • Activa Quita acceso a las descargas cuando se solicite, si el cliente ya no debe acceder a los enlaces de descarga una vez que se hayan eliminado sus datos personales.

La conservación de datos personales también se puede automatizar.

  • Ve a: WooCommerce > Ajustes > Cuentas y privacidad
  • En Conservación de datos personales, establece umbrales para cuentas inactivas y para pedidos con diferentes estados.
  • Guardar los cambios.

Si está activado, esta limpieza se ejecutará a través de una acción programada (cron job) diariamente. Las cuentas inactivas se rastrean utilizando metadatos, y solo se eliminan las cuentas de suscriptores / clientes

Diagnóstico de problemas

Comprender los estados de los pedidos en relación con las pasarelas de pago

ESTADO DESCRIPCIÓN COMENTARIOS DE PASARELAS DE PAGO
En espera En espera de pago: las existencias se reducen, pero debes confirmar el pago Por lo general, se ve con los métodos de pago cuando necesitas confirmar manualmente, como BACS (transferencia bancaria) o cheque.

También verá esto cuando la pasarela esté configurada para autorizar en lugar de capturar un cargo: el propietario de la tienda deberá cambiar manualmente el estado al procesamiento

Pendiente de pago Pedido recibido (sin pagar). La mayoría de las pasarelas informarán y establecerán el estado del pedido en Procesando (pago exitoso) o Fallido (pago fallido). Si la tienda no recibe ninguna señal, mantiene el estado en Pendiente de pago.

Esto tiende a ser una configuración incorrecta de las URL de notificación de pago o un conflicto de plugins.

Procesando Pago recibido y existencias reducidas: el pedido está pendiente de ser completado por el administrador. Todos los pedidos de productos requieren del estado Procesando, excepto aquellos con solo productos que son digitales y descargables.

 

Si el pago se realizó correctamente y el pedido no contiene productos digitales o descargables, el pedido se establecerá como Procesando.

Esta es la señal del dueño de la tienda o del almacén para enviar el pedido y marcarlo manualmente como completado.

Completado Pedido cumplido y completo: no requiere más acciones Estos generalmente no son interesantes porque todo ha ido correctamente.
Fallido El pago falló o se rechazó (sin pagar) El pedido puede cancelarse manualmente, pero este estado puede aparecer si la ventana de pago ha expirado. Puede suceder por algunas razones:

  • El pedido fue abandonado antes de que se completara el pago El periodo de tiempo para mantener en inventario expiró sin respuesta
  • Las mismas razones que pendiente de pago.
Autenticación requerida El cliente debe completar los requisitos para SCA. Puede ocurrir cuando:

·         Un nuevo cliente realiza una compra

·         Una suscripción existente se renueva

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