Cada factura en Books pasa por distintos estados a lo largo de su vida. Entender qué significa cada uno te ayuda a saber qué facturas están pendientes de cobro y cuáles ya están cerradas.
Los cinco estados
- 📝 Borrador: la factura está en edición y no se ha enviado. Puedes modificarla libremente o eliminarla. No cuenta en tus informes hasta que se envía.
- 📤 Enviada: la factura se ha enviado al cliente y está pendiente de pago. Aparece en tus cuentas como dinero por cobrar.
- ✅ Pagada: el pago se ha registrado. Si fue con tarjeta vía Stripe, se marca automáticamente; si fue por transferencia, la marcas tú. Cuenta como ingreso en tu P&L.
- ⚠️ Vencida: la fecha de vencimiento ha pasado y la factura sigue sin pagarse. Es una señal para hacer seguimiento al cliente.
- ❌ Cancelada: la factura se ha anulado. No cuenta en el P&L ni en tus informes.
Cómo marcar una factura como pagada manualmente
Cuando un cliente te paga por transferencia, el pago no se detecta automáticamente. Para registrarlo:
- Abre la factura
- Pulsa Marcar como pagada
- Introduce la fecha en que recibiste el pago
- Confirma
La factura pasa a estado Pagada y se contabiliza como ingreso.
Cómo cancelar una factura
Si una factura ya no es válida, ábrela y selecciona la opción de cancelar. Una factura cancelada deja de contar en tus cuentas, pero permanece en el historial por trazabilidad.
💡 Consejo: revisa periódicamente las facturas en estado Vencida. Un recordatorio amable al cliente suele ser suficiente para acelerar el cobro.